Ratgeber · KI im Büro
Gute Prompts schreiben: die Grundformel
Die meisten schwachen KI-Antworten kommen von zu kurzen Aufträgen. Mit fünf Bausteinen werden Ergebnisse deutlich brauchbarer – egal, welchen KI-Chat Sie nutzen.
Die Grundformel in 5 Bausteinen
- Rolle: „Du bist Bürokraft in einem Malerbetrieb.“
- Ziel: „Schreibe eine freundliche Antwort auf diese Anfrage.“
- Kontext: Ihre Leistungen, Preise, Termine – ohne personenbezogene Daten
- Format: „Höchstens 120 Wörter, Sie-Form, mit Rückfrage zu Maßen.“
- Prüfen: „Liste am Ende auf, was du nicht wusstest.“
5 Beispiele aus dem Büro
- Anfrage beantworten: Rolle + Leistungen + „Frage nach Maßen und Wunschtermin“
- Angebotstext: Stichpunkte zur Leistung + „Schreibe einen verständlichen Leistungstext, keine Preise erfinden“
- Protokoll: Notizen + „Fasse in 5 Punkten mit Verantwortlichen zusammen“
- Mahnung freundlich: Rechnungsdaten ohne Namen + „sachlich, mit Frist“
- Website-Text: Angebot in 3 Sätzen + „für Kunden ohne Fachwissen, 80 Wörter“
5 Regeln zum Datenschutz
- Keine Gesundheits-, Bank- oder Zugangsdaten eingeben
- Namen und Adressen von Kunden weglassen, wenn sie nicht nötig sind
- Firmenkonto statt Privatkonto nutzen
- Ergebnisse vor dem Versand immer prüfen
- Kunden gegenüber kennzeichnen, wenn sie direkt mit einer KI sprechen
Passende Vorlagen
- Büro-Grundpaket – 19 € – 50 Prompt-Vorlagen in 6 Kapiteln
- Kundenservice-Paket – 15 € – 30 Vorlagen und 40 Antwortbausteine
- KI-Regeln fürs Team – 24 € – Richtlinie zum Anpassen, Ampel-Checkliste, 60-Minuten-Einführung
- Komplettmappe – 45 € – alle drei (einzeln 58 €)
Alle Preise sind Endpreise. Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Häufige Fragen
Funktioniert die Formel mit jedem KI-Chat?
Ja, die Bausteine sind unabhängig vom Anbieter.
Wie lang sollte ein Prompt sein?
So lang wie nötig: meist 3–8 Sätze. Wichtiger als Länge ist der Kontext.
Darf ich Kundendaten eingeben?
Nur, wenn das datenschutzrechtlich geklärt ist. Meist geht es ohne Namen und Adressen.