Prompts schreiben: So werden KI-Antworten im Büro brauchbar
Du bittest eine Text-KI um eine Kundenmail und bekommen etwas, das nach Werbebroschüre klingt? Meist liegt das nicht an der KI, sondern am Auftrag. Wer „Schreib mir eine Mail an einen Kunden“ eintippt, lässt der KI alle Freiheiten – und sie rät. Dieser Ratgeber zeigt einen einfachen Aufbau für Prompts, den du im Büroalltag sofort ausprobieren kannst.
Was ein Prompt eigentlich ist
Ein Prompt ist die Anweisung, die du einer Text-KI gibst. Du kannst dir das wie einen Arbeitsauftrag an eine neue Kollegin vorstellen, die deinen Betrieb nicht kennt. Sie ist schnell und sprachgewandt, weiß aber nichts über deine Kundschaft, deinen Ton und deine Regeln, solange du es nicht sagst. Je klarer der Auftrag, desto weniger musst du hinterher umschreiben.
Der Aufbau in fünf Teilen
Bewährt hat sich eine Formel aus fünf Bausteinen: Rolle, Aufgabe, Kontext, Format und Grenzen.
- Rolle: Wer soll die KI sein? Zum Beispiel „Du bist Assistenz im Büro eines kleinen Handwerksbetriebs“.
- Aufgabe: Was genau soll entstehen? Eine Antwortmail, ein Protokoll, ein Angebotstext?
- Kontext: Welche Fakten gehören dazu? Anlass, Empfänger, bisherige Absprachen.
- Format: Wie soll das Ergebnis aussehen? Länge, Anrede, Aufzählung oder Fließtext.
- Grenzen: Was soll vermieden werden? Zum Beispiel keine erfundenen Preise, keine Zusagen zu Terminen.
Nicht jeder Prompt braucht alle fünf Teile. Aber wenn ein Ergebnis nicht passt, lohnt der Blick auf die Liste: Welcher Baustein fehlt?
Fünf Praxistipps für den Alltag
1. Fakten selbst liefern. Nenne Namen, Daten und Zahlen, die in den Text sollen. Was du nicht angibst, denkt sich die KI womöglich aus.
2. Ton festlegen. „Freundlich, sachlich, per Sie, höchstens 120 Wörter“ ist ein klarerer Auftrag als „nett schreiben“.
3. Ein Beispiel mitgeben. Füge eine frühere eigene Mail als Muster ein und bitte um denselben Stil. Entferne vorher Namen und andere persönliche Angaben.
4. In Schritten arbeiten. Lasse zuerst eine Gliederung erstellen, dann den Text. Korrekturen wie „kürzer“ oder „weniger Fachwörter“ sind schnell gemacht.
5. Immer selbst prüfen. Lies jedes Ergebnis, bevor es das Haus verlässt. Zahlen, Namen und Zusagen solltest du besonders genau ansehen, denn eine KI formuliert auch Falsches überzeugend.
Ein kleines Beispiel
Statt „Schreib eine Absage“ könnte der Auftrag lauten: „Du bist Assistenz im Büro eines Malerbetriebs. Schreibe eine höfliche Absage auf eine Anfrage, weil wir in den nächsten Wochen ausgelastet sind. Per Sie, maximal 100 Wörter, keine Terminzusage, keine Preise.“ Die KI hat nun Rolle, Aufgabe, Kontext, Format und Grenzen – und das Ergebnis kann dem, was du brauchst, oft näher kommen.
Sorgfalt bei Kundendaten
Überlege, bevor du etwas eintippst: Muss der echte Name wirklich in den Prompt? Oft reichen Platzhalter wie „[Kunde]“. Wie dein Betrieb mit solchen Daten umgehen sollte, hängt von den Regeln und vom verwendeten Dienst ab; im Zweifel frage deine Datenschutzbeauftragte oder einen Fachmenschen. Das hier ist keine Rechtsberatung.
Passend dazu
Wenn du nicht jedes Mal bei null anfangen möchtest: Im Büro-Grundpaket findest du 50 fertige Vorlagen nach genau dieser Formel, in die du nur deine Angaben einsetzt. Wer viel mit Anfragen und Beschwerden zu tun hat, schaut sich das Kundenservice-Paket an. Ein KI-Zugang ist in beiden nicht enthalten. Du brauchst den Ratgeber aber nicht zu kaufen, um loszulegen: Probiere die fünf Bausteine gleich an der nächsten Mail aus.
Stand: November 2026. Allgemeine Informationen, keine Rechts-, Steuer- oder Gesundheitsberatung.